Jak powiększyć biuro w 11 dni? Case study agencji IT
Agencja SoftVibe z Katowic stanęła pod ścianą, gdy ich zespół urósł o 9 osób w ciągu jednego miesiąca. W starym module przy Chorzowskiej robiło się ciasno, a nowi programiści mieli zacząć pracę już za niecałe dwa tygodnie. Pokazujemy, jak dzięki elastyczności Epirusworld udało się powiększyć ich przestrzeń bez stresu i zmieniania adresu.
Problem: 14 osób na 114 metrach to o 7 za dużo
SoftVibe wynajmuje u nas biuro od marca 2022 roku. To stabilna firma, która zaczynała od małego pokoju, a potem systematycznie dobierała kolejne metry w Epirusworld. W lipcu 2024 roku podpisali kontrakt z dużym klientem z sektora logistycznego. Oznaczało to konieczność błyskawicznego zatrudnienia dodatkowych specjalistów. W poniedziałek rano prezes firmy, pan Dariusz, pojawił się w moim biurze z konkretnym pytaniem: czy mamy coś wolnego tuż obok, bo jego ludzie zaczynają się kłócić o dostęp do ekspresu i wolne biurka.
Sytuacja była napięta, bo atmosfera w biurze bezpośrednio przekłada się na jakość kodu. Kiedy 14 osób musi pracować na powierzchni 114 m2, która była projektowana dla maksymalnie 10 pracowników, komfort drastycznie spada. Hałas, brak miejsca na spotkania 1 na 1 i wiecznie zajęta salka konferencyjna to prosta droga do wypalenia zespołu. Dariusz wiedział, że jeśli nie znajdzie rozwiązania w 11 dni, nowi pracownicy poczują się zlekceważeni już pierwszego dnia swojej pracy przy ul. Chorzowskiej 150.
Nie szukaliśmy luksusów, tylko 9 dodatkowych biurek i stabilnego prądu w 11 dni.
Rozwiązanie: Sąsiedni moduł 47 m2 i szybka adaptacja
Mieliśmy ogromne szczęście, ponieważ zaledwie trzy dni wcześniej zwolnił się sąsiedni moduł o powierzchni 47 m2. Normalnie proces najmu, odświeżania i przekazania kluczy zajmuje około miesiąca. Tutaj jednak czas był kluczowy. Zamiast bawić się w długie procedury, przeszliśmy od razu do konkretów. We wtorek o 14:15 mieliśmy już gotowy kosztorys na 3 850 zł za odświeżenie ścian, wymianę trzech uszkodzonych płytek wykładziny i montaż dodatkowych gniazdek w podłodze technicznej.
Największym wyzwaniem technicznym było połączenie obu biur tak, aby zespół czuł jedność, a nie podział na 'starych' i 'nowych'. Postanowiliśmy zdemontować część ściany działowej, co jest możliwe w naszym systemie konstrukcyjnym Epirusworld. Dzięki temu uniknęliśmy ciężkich prac budowlanych i tony gruzu. Wykorzystaliśmy nocne godziny pracy, od 18:00 do 22:45, aby ekipa remontowa nie przeszkadzała programistom SoftVibe w ich codziennych obowiązkach. Było to możliwe, bo mamy własny zespół techniczny na miejscu.
Kable, prąd i stabilne 22,4 stopnia Celsjusza
W branży IT prąd i internet to fundament. SoftVibe potrzebowało 18 nowych punktów sieciowych i osobnego obwodu dla stacji roboczych o dużym poborze mocy. Nasz technik, pan Andrzej, przygotował instalację w środę wieczorem. Wykorzystaliśmy istniejące koryta podpodłogowe, co pozwoliło na ukrycie wszystkich kabli. Dzięki temu biuro wygląda estetycznie, a nikt nie potyka się o przewody idące do serwerowni. To detal, ale przy 23 osobach na jednej powierzchni, bezpieczeństwo poruszania się jest kluczowe.
Dodatkowo musieliśmy skalibrować system klimatyzacji. W nowym module ustawiliśmy stałą temperaturę 22,4 stopnia Celsjusza, zgodnie z preferencjami zespołu. W Epirusworld każdy moduł ma niezależne sterowanie, więc powiększenie biura nie wpłynęło na komfort osób pracujących w starej części. W czwartek rano biuro było już gotowe do wniesienia mebli. Dariusz zamówił 9 biurek o wymiarach 160x80 cm, które idealnie wpasowały się w nową przestrzeń, zostawiając jeszcze miejsce na mały aneks kawowy dla nowej ekipy.
Efekt: Start w poniedziałek bez minuty opóźnienia
W piątek po południu, dokładnie 11 dni od pierwszej rozmowy, Dariusz odebrał klucze do powiększonego biura. Łączny koszt adaptacji wyniósł 11 200 zł netto. Firma uniknęła kosztów przeprowadzki do innego budynku, które szacowali na około 24 500 zł, nie licząc strat wynikających z przestoju w pracy. Co najważniejsze, adres pozostał ten sam – Chorzowska 150 – więc nie trzeba było zmieniać danych w KRS, na wizytówkach czy w mapach Google. Dla klientów SoftVibe zmiana była niezauważalna, dopóki nie zobaczyli nowych twarzy na spotkaniach online.
W poniedziałek rano nowi pracownicy po prostu przyszli do biura, dostali swoje hasła do Wi-Fi i usiedli przy gotowych stanowiskach. Dzięki temu, że wszystko było na miejscu – od parkingu po restaurację na parterze – proces wdrożenia nowych osób przebiegł wyjątkowo sprawnie. SoftVibe nadal działa u nas, a pan Dariusz twierdzi, że te 11 dni to był jego najlepiej zainwestowany czas w tym kwartale. Jeśli Twój biznes też nagle przyspieszył, nie szukaj nowego biura na drugim końcu Katowic. Najpierw zapytaj nas o wolne metry za ścianą.
Zaoszczędziliśmy ponad 13 000 zł na samej logistyce przeprowadzki, zostając w Epirusworld.
